با توجه به رشد سریع بازارهای کار در سراسر جهان و ایجاد شدن مشاغل تازه در زمینه‌های مختلف، نیاز به بازنگری و بررسی هر موقعیت کاری احساس می‌شود. “طراحی شغل” فرآیندی است که سازمان‌ها از طریق آن، برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام می‌دهند تا به اهداف خود در راستای موفقیت شغلی و رضایت و پیشرفت نیروی کار برسند. بحث طراحی شغل از زمانی که مشاغل ایجاد شدند، وجود دارد؛ اما با گذشت زمان و پیشرفت جامعه، هدف آن تغییر پیدا کرده است. در این مطلب، به پاسخ سوال طراحی شغل چیست؟ به طور مفصل می‌پردازیم و کاربرد، روش‌ها و اهداف آن را بررسی می‌کنیم.
طراحی شغل چیست؟
می‌توان گفت که هدف اصلی هر سازمان رسیدن به موفقیت و دستاوردهای بیشتر است و هر نیروی کاری در آن سازمان، علاوه بر اهداف گروهی و سازمانی که دارد، به دنبال پیشرفت شخصی و رسیدن به جایگاه‌های بهتر می‌باشد. همچنین افراد همواره به دنبال انگیزه‌ای هستند که بتوانند کیفیت کاری بهتری را ارائه کنند. هدف از طراحی شغل، ایجاد برنامه‌ای است که رسیدن به سود و اوج موفقیت سازمان در کنار انگیزه و پیشرفت هرچه بیشتر افراد شاغل آن، محقق شود.
در زمان طراحی شغل، موارد مختلفی همچون مسئولیت‌های کاری فرد، وظایف انجام شده، ویژگی‌های لازم جهت استخدام نیرو، روش‌ها و تمامی مواردی که در انجام وظایف موثر هستند باید در نظر گرفته شوند. در فرآیند طراحی شغل، تمامی جزئیات یک مسئولیت کاری و جایگاه شغلی به همراه روابط بین فردی نیروها بررسی می‌شود و این موارد در راستای رسیدن به اهداف و موفقیت‌های سازمانی با در نظر گرفتن نیازهای اجتماعی و فردی نیروهای شاغل انجام می‌شود.
در صورتی که مراحل طراحی شغل به درستی پیاده‌سازی شوند، می‌توان رشد را در تمامی جنبه‌های سازمان مشاهده کرد. علاوه بر اینکه کیفیت و کارآمد هر فعالیت به خصوص بهبود می‌یابد، بلکه رضایت‌مندی نیروها و افرادی که در هر جایگاه شغلی قرار دارند نیز به طرز چشم‌گیری افزایش پیدا می‌کند و در نتیجه استعفا و ترک جایگاه‌های شغلی سازمان تا حد زیادی کاهش می‌یابد.
هدف و کاربرد طراحی شغل چیست؟
بدیهی است که نیروهای یک مجموعه، تنها زمانی بهترین عملکرد و نتیجه را در وظایف خود خواهند داشت که انگیزه، شوق و رضایت کاری بالایی داشته باشند. رضایت شغلی نیروهای کاری ممکن است عوامل مختلفی داشته باشد؛ اما سازمان‌ها و کارفرمایان باید با درک این مسائل موجب افزایش روحیه افراد شوند تا بتوانند بهره‌وری و کیفیت را در خدمات یا محصولات خود رشد دهند. در نتیجه، یکی از مهم‌ترین هدف‌های امر طراحی شغل، رضایت دو طرفه بخش مدیریت و نیروهای کار است. البته این تنها هدف طراحی شغل نیست؛ بلکه اهداف دیگری همچون افزایش دادن کارایی افراد، پیدا کردن بهترین روش برای انجام مسئولیت‌ها در جهت تولید بهترین محصولات و ارائه برترین خدمات، بهترین نحوه استفاده از منابع در دسترس و محدود سازمان، رسیدن به اهداف والای مجموعه به کمک نیروهای هر بخش را، پوشش می‌دهد.
افزایش هرچه بیشتر پیشرفت تکنولوژی، تاثیرات عمیقی را بر بخش‌های مختلف کاری می‌گذارد و طراحی شغل به مدیریت سازمان کمک می‌کند تا جهت پیشبرد بهتر کارها، مشاغل تازه‌ای را ایجاد کند یا تغییراتی را در وظایف شغل‌های قبلی بوجود آورد. از همین رو، بخش مدیریت هر سازمان باید از مراحل دقیق طراحی شغل مطلع باشد تا بتواند به صورت موثر برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهد. این تکنیک‌ها در ادامه به صورت کامل مورد بررسی قرار داده خواهند شد.
تکنیک‌های طراحی شغل کدام‌اند؟
هر سازمان برای دست‌یابی به اهداف اصلی و رضایت مجموعه، باید روش‌های دقیقی را بکار گیرد که شامل مراحل و تکنیک‌های طراحی شغل هستند. این مراحل شامل ۴ مورد زیر هستند که در ادامه به جزئیات شرح داده می‌شوند:
- ساده کردن شغل
- چرخش جایگاه‌های شغلی
- غنی‌سازی و افزایش مسئولیت‌های شغلی
- گسترش جایگاه شغلی فرد
ساده کردن شغل
در این روش، جزئیات و بخش‌های مختلف یک مسئولیت شغلی بین چندین نفر تقسیم می‌شود. به این صورت، یک فرد مجبور به انجام تمامی مسئولیت‌های سخت و طاقت‌فرسای یک شغل نخواهد بود و تنها لازم است تا یک یا چند بخش کوچک را انجام دهد. این موضوع باعث می‌شود تا افراد در هر وظیفه‌ای که به آن‌ها محول می‌شود به مهارت و تخصص دست یابند و این کار به دلیل تکرار هر وظیفه صورت می‌گیرد. در نتیجه، سرعت عمل کار بیشتر می‌شود و یک نفر مجبور به تحمل تمامی سختی‌ها و فشارهای یک کار نخواهد بود و این موضوع باعث می‌شود تا عملکرد افراد افزایش پیدا کند و خواسته سازمان محقق شود.
مزیت دیگری که این روش دارد، جلوگیری از صرف هزینه‌های گزاف برای آموزش یک حرفه سخت و پرمسئولیت به تنها یک نفر است. بنابراین با انجام کار تیمی و ساده‌تر کردن شغل با تقسیم نمودن آن به بخش‌های مختلف، می‌توان در خرج منابع مالی صرفه‌جویی کرد؛ اما ممکن است این تکنیک باعث مشکل تکراری شدن شغل برای افراد شود و نیروهای کاری با درگیر شدن در روتین کار و انجام تعدادی وظایف یکنواخت، دلسرد و بی‌انگیزه شوند و در نتیجه به از بین رفتن تمرکز افراد منجر شود. این مسئله با هدف طراحی شغل در تضاد است؛ اما در ادامه روش‌هایی را معرفی می‌کنیم که به کمک آن‌ها این مسئله قابل حل خواهد بود.
چرخش جایگاه‌های شغلی
چرخش یا گردش جایگاه شغلی، یعنی افراد به صورت دوره‌ای هر یک از فرصت‌های شغلی را در سازمان تجربه کنند و بیاموزند. این موضوع به افراد کمک می‌کند تا با بخش‌های مختلف سازمان آشنا شوند و همچنین مزیت دیگر این روش، جلوگیری از تکراری شدن هر وظیفه برای نیروها است. اگر افراد به صورت مداوم در بخش‌های مختلف سازمان مشغول به کار شوند، می‌توانند با وظایف مختلف آشنا بشوند و چالش‌های کاری باعث می‌شود که حرفه مورد نظر برای آن‌ها خسته کننده نباشد. از دیگر مزایای این تکنیک می‌توان به توسعه دادن مهارت‌های افراد، توسعه تجربه‌های کاری، از بین بردن تکراری بودن کار و کمک به یافتن علاقه و شغل مناسب با روحیات افراد، اشاره کرد.
غنی‌سازی و افزایش مسئولیت‌های شغلی
در روش غنی‌سازی که برای افزایش روحیه و انگیزه افراد به کار برده می‌شود، وظایف و مسئولیت‌های بیشتری به هر شخص داده می‌شود و همین امر موجب از بین رفتن روتین در پروسه کار کردن می‌شود. در این تکنیک، با بیشتر کردن مسئولیت افراد، به چالش‌های متفاوتی کشیده می‌شوند و موظف هستند تا خود را رشد دهند و از پس تمامی مسئولیت‌های واگذار شده برآیند. مزیت این روش، گسترده کردن توانایی‌های افراد است و از این طریق سازمان برای نیروها را جهت پذیرفتن مسئولیت‌های مدیریتی و رده بالا آماده می‌کند.
گسترش جایگاه شغلی فرد
یکی دیگر از روش‌های طراحی شغل، گسترش دادن جایگاه شغلی فرد است. در این روش، مسئولیت‌ها بیشتر نمی‌شوند؛ اما در عین حال فرد با داشتن اختیارات سابق، وظایف بیشتری را بر عهده خواهد داشت. در این روش نیز روتین و تکراری بودن کار افراد از بین می‌رود و در دوره‌های زمانی مشخص، کارهای مشابه با کار خود فرد به او واگذار می‌شود و در صورتی که تفاوت‌های زیادی با کار قبلی او داشته باشد، دوره‌های آموزشی جهت یادگیری برگزار خواهند شد.
طراحی شغل یک فرآیند مهم برای هر مجموعه‌ای است که قصد موفق شدن و رسیدن به اهداف خود را دارند. طراحی شغل به کسب و کارها کمک می‌کند تا دو شاخص مهم که رضایت‌مندی و انگیزه داشتن نیروها و تولید بهترین محصولات و ارائه برترین خدمات است را به وقوع بپیوندند. برای انجام این عمل، راه‌های متفاوتی در دسترس است؛ اما هر سازمان باید با توجه به شرایط خود، جوانب مختلف را سنجیده و سپس یک یا چندین مورد از روش‌ها را انتخاب کند.
بدون دیدگاه