در هر سازمانی برای تصمیم گیری مهم و کلان تجاری، به طور مداوم انواع گزارش دهی و گزارش نویسی درباره روند پیشرفت کار و وضعیت مختلف آن شرکت تهیه می‌شود. در اکثر مواقع، مسئولان ارشد، منشی‌ها، حسابداران و مدیران یک کسب و کار گزارش‌های مرطوبه را ارائه و تحویل می‌دهند. به طور کلی از متخصصان حوزه‌های مختلف درخواست می‌شود تا درباره مسائل بسیار مهم مثل کاهش میزان فروش در ماه، تشخیص صحیح صحت فرضیات قبلی و احتمالات تغییرات در میزان سود یا میزان مطلوبیت افتتاح شعبه‌ای جدید گزارشی تهیه و به طور دقیق بنویسند. در این مقاله قصد داریم بگوییم گزارش نویسی در کسب و کار به چه صورت است و روش صحیح آن کدام است.
گزارش چیست؟
گزارش نویسی در کسب و کار، به معنی ارائه دادن اطلاعاتی در اختیار مدیران آن کسب و کار است که آن‌ها بتوانند اقدامات لازم را برای بهترین عملکرد و تصمیم برای کسب و کار با توجه به گزارش به دست آمده داشته باشند. به عبارت دیگر گزارش، ارئه‌ی منظم و دقیق حقایق اثبات شده درباره‌ی موضوعات یا رویدادهای ویژه است که به مشکل یا موضوع خاصی می‌پردازد. مسئولیت تهیه گزارش از کسب و کار ممکن است بر عهده فرد یا گروهی از سازمان مانند، کیمته اصلی، کمیته فرعی یا کمیسیون تحقیقات باشد. مسئولان این امر در فواصل منظم و به ور دقیق در موقعیت‌های خاص، پس از تحقیقات ویژه‌ای بنابر دستورات مقامات ارشد و مافوق، گزارش نویسی می‌کنند.
انواع گزارش نویسی در کسب و کار
کمی بالاتر توضیح دادم که گزارش نویسی چیست، حال که با مفهوم آن آشنا شده‌اید، زمان آن رسیده تا با انواع مختلف گزارش نویسی نیز آشنا شوید.
۱. گزارش نویسی ادواری
این نوع گزارش نویسی در کسب و کار که به گزارش نویسی ادواری معروف می‌باشد به طور متناوب با پر کردن فرم‌های معینی ثبت می‌شوند تا درباره روند پیشرفت یا وضعیت کار اطلاعاتی را منتقل نماید ، این نوع گزارش نویسی در فواصل منظم یا کمی پس از اتمام هر وظیفه ارائه می‌شود. در زیر نمونههای انواع گزارش ادواری بیان شده است.
- گزارش پیشرفته: به روند پیشرفت گزارش می‌پردازد.
- بازرسی: این نوع گزارش بلافاصله پس از پایان گزارش صورت می‌گیرد.
- ارزیابی عملکرد: به اندازه گیری و ثبت عملکرد کارمندان اختصاص دارد.
- گزارش‌های دوره‌ای: به گزارشی مدیران بخش برای محاسبه عملکرد مفید هر بخش در فواص منظمی درباره نحوه کار یا هر بخش تهیه می‌شود.
۲. گزارش نویسی رسمی
گزارش رسمی در قالب فرمی از پیش تعیین شده یا استاندارد تهیه از طریق کانال‌های مناسب بر مبنای روندی معین ارائه می‌شود، اغل گزارش‌هایی که در مقامات یا کمیته‌هایی از گروه‌های سازمان یافته همانند شرکت، جوامع همکاری کننده یا گروه بومی ارائه می‌شود گزارش‌های رسمی هستند که ممکن اس قانونی و یا فاقد الزامات قانونی باشند.
- گزارش‌های قانونی
- گزارش‌های فاقد الزامات قانونی
موارد فوق نمونه‌هایی از گزارش نویسی رسمی می‌باشد که از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
۳. گزارش اتفاقی
این نوع گزارش به گزارش اتفاقی یا خاص هنگام بروز وضعیت یا مسئله‌ای خاص ارائه می‌شود. در برخورد با این نوع گزارش و شرایط، فرد یا گروهی از افراد را که درباره آن زمینه‌ی ویژه دانش و اطلاعات را دارند، برای تحقیق و مطالعه در مورد مسئله، جمع آوری اطلاعات مرتبط و کمک به مدیریت برای تصمیم گیری درست و اصولی فرامی‌خوانند.
در انتها
گزارش نویسی در کسب و کار بخش مهم و اساسی از شرح شغل‌های مختلف می‌باشد. توانایی نوشتن گزارش‌های موثر و کاربردی و همچنین داشتن یک برنامه ریزی موثر، می‌تواند شما را در هر محیط کاری به عضوی باارزش تبدیل کند. برای یادگیری اصول گزارش دهی موفق، لازم به ذکر است که هر کدام از انواع گزارش نویسی چه مواردی را در بردارند و چگونه باید نوشتن آن‌ها را آغاز کزد.
بدون دیدگاه