وقت طلا است! جمله‌ای که ممکن است بارها شنیده باشید و به درستی آن پی برده باشید. همه افراد برای کسب موفقیت در کارهای روزمره خود به خصوص کسب و کار، باید اهمیت زمان را به خوبی درک کنند. افرادی که وقت خود را تلف می‌کنند، بدون شک در خلق شخصیت خود ناکام می‌مانند. بنابراین مدیریت زمان را می‌توان کلید اصلی موفقیت در زندگی دانست. در ادامه این نوشتار قصد داریم به توضیح مدیریت زمان و نحوه زمان‌بندی امور بپردازیم، پس با ما همراه باشید.

مدیریت زمان چیست؟

در واقع مدیریت زمان، فرایند نظم بخشیدن و برنامه ریزی برای تعیین نحوه تقسیم زمان به منظور انجام فعالیت‌های گوناگون است. مدیریت صحیح زمان به شما این امکان را می‌دهد تا سخت‌تر و هوشمندانه‌تر کار کنید. قطعاً این امر موجب سرعت بخشیدن در امور روزمره شما خواهد شد. در مقابل، افرادی که هیچ گاه زمان خود را مدیریت نمی‌کنند، همیشه دچار استرس و اضطراب می‌باشند. لازم به ذکر است که موفق‌ترین افراد در همه حوضه‌ها، زمانشان را به خوبی مدیریت می‌کنند و همین موضوع راز موفقیت آن‌ها است. با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان، شما هم به جمع این افراد موفق بپیوندید.

چرا باید از مدیریت زمان استفاده کنیم؟

مدیریت زمان از مزایای بیشماری برخوردار است که در ادامه شما را با ۶ مورد از برترین ویژگی‌های آن، آشنا خواهیم کرد.

افزایش کارایی و عملکرد

هنگامی که یاد بگیرید زمان خود را برای انجام کارهای مهم‌تر صرف کنید، دیگاه بهتری نسبت به امور و زمان لازم برای آن‌ها پیدا می‌کنید. این موضوع به مرور به افزایش عملکرد شما کمک به سزایی می‌کند؛ چرا که با برنامه ریزی دقیق، عملکرد شما افزایش پیدا می‌کند و در نتیجه کارهایتان سریع‌تر انجام می‌شود.

نتیجه بهتر

زمانی که از تکنیک‌های مدیریت زمان در امور خود استفاده کنید، قطعاً متوجه بازخورد بهتری از خودتان می‌شوید. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را در اولیت قرار دهید و مطمئن شوید که برای انجام این وظایف، زمان کافی دارید. بدون شک همه این موارد موجب نتایج بهتری می‌شود.

زمان بندی مطلوب

هنگامی که برای هر کار بلوک زمانی خاصی را در نظر بگیرید، به طور خودکار مجبور می‌شوید پیش از شروع کار دیگری، وظایف خود را به اتمام برسانید. اگر در ابتدای کار زمان اتمام را به درستی بررسی کرده باشید، دیگر هیچ کاری دچار اختلال نمی‌شود و به این شکل وظایف شما سر موعد اعلام شده به اتمام می‌رسد.

کاهش استرس

ممکن است برای شما هم پیش آمده باشد که زمان کافی برای به تمام کردن کاری را نداشته باشید. به عنوان مثال دانش آموزی را تصور کنید که تا شب امتحان، جزوه خود را مطالعه نکرده باشد؛ وی شب امتحان و زمان امتحان تا زمانی که نتیجه‌ها منتشر شوند دچار استرس می‌شود. این موضوع ممکن است در تمامی مراحل زندگی، تحصیل یا کاری پیش آید. مدیریت زمان ارتباط مستقیمی با کاهش استرس و اضطراب دارد؛ بنابراین سعی کنید پیش از شروع کار، از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنید.

ایجاد فرصت های شغلی بهتر

یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های مدیریت زمان، کمک به ساخت فرصت‌های شغلی مختلف است. مدیریت زمان باعث می‌شود تا به کارمندی متعهد و وظیفه‌شناس تبدیل شوید و وظایف خود را در موعد مقرر تحویل دهید. قطعاً این موضوع در افزایش ارزش شما تاثیر بسزایی دارد.

افزایش اعتماد به نفس

همانطور که گفته شد، مدیریت زمان در افزایش ارزش کاری شما تاثیرگذار است. هر کاربری هنگامی که بتواند وظایف خود را با برنامه ریزی مدیریت کند، همه کارها را در اسرع وقت انجام می‌دهد و به موفقیت نزدیک‌تر می‌شود؛ در نتیجه موجب بالا رفتن اعتماد به نفس شخص می‌شود.

روزانه چقدر زمان هدر می دهیم؟

در طول روز موارد مختلفی می‌توانند تمرکز و نظم ذهنی ما را مختل کنند و باعث حواس‌پرتی شوند. بنا بر تحقیقات گلوریا مارک، به طور میانگین به ازای هر وقفه‌ای که در طول کار کردن ایجاد شود، ۲۳ الی ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا ذهن انسان آماده برگشت به شرایط عادی شود. حواس‌پرتی در حین کار نه تنها موجب از دست رفتن زمان می‌شود، بلکه باعث بر هم زدن تمرکز و نظم ذهن نیز می‌شود.

مراحل مدیریت زمان

اگر قصد دارید به کمک تکنیک‌های مدیریت زمان، برنامه ریزی دقیق‌تری داشته باشید، بهتر است ابتدا با مراحل اصلی مدیریت زمان آشنا شوید.

برنامه ریزی تاثیرگذار

پیش از شروع امور، یک برنامه ریزی دقیق، طراحی کنید. لیستی از کارهایتان طراحی کنید و اولویت آن‌ها را بر اساس زمان انجام و اهمیت هر کار، مرتب کنید. پس از اولویت‌بندی زمان هر کار را مشخص کنید و روبه‌روی آن بنویسید. کارهای مهم‌تر را در الویت اولتان قرار دهید و کارهای بلاتکلیف را پس از آن انجام دهید. در نظر داشته باشید، تا زمانی که کار قبلی خود را تمام نکرده‌اید، کار تازه‌ای را شروع نکنید. پس از اتمام هر کار آن را تیک بزنید تا تداخل ایجاد نشود.

تعیین اهداف

در همه حوضه‌ها، تعیین هدف از مهم‌ترین ارکان ابتدایی است. حوضه کاری بدون هدف، همانند کشتی می‌باشد که در اقیانوس گمشده است. اهداف خود را در ابتدای کار معین کنید و اطمینان حاصل کنید که این اهداف واقعی و دست یافتنی هستند.

تعیین مهلت یا زمان اتمام

همانطور که در بخش برنامه ریزی تاثیرگذار گفته شد، پس از آماده کردن فهرست، زمان هر کدام را بنویسید. این زمان همان زمان اتمام کار است که باید ابتدا کار خود را بررسی کنید و یک زمان احتمالی را برای آن در نظر بگیرید. از خود بپرسید که این کار چقدر زمان می‌خواهد؟ سپس سعی کنید در زمان تعیین شده کار را به اتمام برسانید.

واگذاری مسئولیت ها

اگر کارهایتان زیاد است، همه کارها را به تنهایی انجام ندهید و از کمک دیگران استفاده کنید. اگر می‌دانید که نمی‌توانید کاری را به تنهایی در زمان مشخص به اتمام برسانید، آن را قبول نکنید یا اگر هم قبول کردید، آن را بین چند نفر تقسیم کنید.

اولویت بندی

برای مدیریت صحیح زمان باید کارها را اولویت‌بندی کنید. تفاوت مابین کارهای فوری و مهم را  تشخیص دهید و آن‌ها را در اولیت اولتان قرار دهید. در همان ابتدا مشخص کنید که چه کارهایی را باید در روز اول و چه کارهایی را می‌توانید در روزهای آتی انجام دهید.

زمان مناسب

انجام کار در زمان مناسب را در چرخه کاری خود قرار دهید. در نظر داشته باشید که کارهایی که در زمان اشتباه انجام می‌شوند، در کارهای دیگرتان اختلال ایجاد می‌کنند.

سخن آخر

مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین عناصر اولیه رسیدن به موفقیت است. مهم نیس در چه کسب و کاری مشغول هستید، مهم این است که راه و روش برنامه ریزی را یاد گرفته باشید. با توجه به زمان‌هایی که روزانه با حواس‌پرتی تلف می‌شوند، بهترین کار استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان و برنامه ریزی است.