شما برای اینکه وظایف را به انجام برسانید و کارهای سازمان را پیش ببرید باید افرادی را به خدت داشته باشید. حتی با وجود پیشرفته‌ترین دستگاه‌ها نیز وجود انسان‌ها امری ضروری است. به همین خاطر یکی از اصلی‌ترین وظایف در مدیریت منابع انسانی جذب و معرفی پرسنل است. این کار تمامی مراحل فرایند از لحظه انتشار آگهی استخدام تا مذاکره بر سر حقوق و مزایا را شامل می‌شود. در امر جذب و معرفی پرسنل چهار گام اصلی وجود دارد:

۱. ایجاد یک نقشه برای جذب و معرفی پرسنل:

این نقشه به مدیریت منابع انسانی اجازه می‌دهد درباره تعداد افرادی که بر مبنای درآمد مجموعه می‌تواند استخدام کند تصمیم بگیرد.

۲. توسعه سیاست‌هایی برای تشویق افراد برای پذیرفتن جو چند فرهنگی (پذیرفتن فرهنگ‌ها و خصایص رفتاری مختلف در محل کار طبق چارچوب قوانین و مقررات سازمانی):

چند فرهنگی در محل کار روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. چرا که تنوع حضور افرادی که از بسترهای فرهنگی مختلفی برخاسته‌اند در محیط کار هر لحظه بیشتر می‌شود.

۳. استخدام :

این بخش مربوط به پیدا کردن افراد شایسته و معرفی آن‌ها برای پر کردن رده‌های شغلی مناسب است.

۴. گزینش:

در این مرحله با افراد مختلف مصاحبه می‌شود و شایسته‌ترین فرد انتخاب شده و در خصوص حقوق و مزایای شغلی با او صحبت و توافق می‌شود. این گام در ادامه شامل تربیت، ایجاد انگیزه و تلاش برای نگه داشتن نیرو در مجموعه می‌شود.

هر سازمانی سیاست‌های مخصوص به خود را دارد تا از وجود عدالت و بقای سازمان پشتیبانی کند. یکی از وظایف مدیریت منایع انسانی ساختن و پرداختن این سیاست‌ها است. در تهیه و تعریف این سیاست‌ها HRM، مدیریت و هیئت رئیسه دخیل هستند. برای مثال متخصصان HRM لزوم ایجاد سیاست جدید و یا تغییر یک سیاست قدیمی را پیش‌بینی می‌کنند. سپس برای به مشورت گذاشتن آن با دیگر کارمندان آن را نوشته و نظر دیگران را درباره آن جویا می‌شوند. بسیار مهم است که بدانیم دپارتمان منابع انسانی نه می‌تواند به تنهایی فعالیت کند و نه ابدا چنین کاری می‌کند. هر اقدامی که در این دپارتمان صورت می‌گیرد الزاما دیگر دپارتمان‌های سازمان را نیز در بر خواهد گرفت. برخی از سیاست‌های اجرایی در محل کار برای مثال می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• سیاست‌های مربوط به فرایند نظم و انضباطی
• سیاست‌های مربوط به مرخصی و تعطیلات
• سیاست‌های مربوط به پوشش و لباس
• سیاست‌های اخلاقی
• سیاست‌های استفاده از اینترنت

HRM وظیفه دارد حقوق و مزایای عادلانه‌ای را تنظیم کند که علاوه بر داشتن تطابق با استانداردهای صنعت مربوطه، آنقدر منصفانه و مناسب باشد که افراد را به کار کردن و ماندن در مجموعه ترغیب کند. حقوق و مزایا در حقیقت شامل هرآنچه که یک کارمند به ازای کار کردن در مجموعه بدست می‌آورد می‌شود. علاوه بر آن متخصصان HRM باید از همسطح بودن حقوق و دستمزد افرادی که در این مجموعه کار می‌کنند با حقوق و مزایای افرادی که شغل مشابهی را در سازمان دیگری بر عهده دارند، مطمئن شوند. دیگر نکاتی که در تعیین میزان دستمزد افراد موثر است مدت زمان همکاری فرد با مجموعه، سابقه کاری فرد، میزان تحصیلات و دیگر فاکتورهای مشابه است. بخشی از حقوق و مزایایی که کارمندان از کارفرمای خود دریافت می‌کنند را در این قسمت ببینید:

• دستمزد ماهیانه
• خدمات بیمه درمانی
• امتیاز بازنشستگی و دریافت حقوق مربوطه
• کمک هزینه‌های خرید و مسکن
• تعطیلات و مرخصی‌ها
• حق مرخصی‌های مربوط به بیماری و ضعف جسمی
• پاداش
• و …

نگهداری شامل تشویق، ایجاد انگیزه و میل به ادامه کار در مجموعه در بین افراد سازمان و کارمندان می‌شود. حقوق و مزایای مناسب و منطقی بخش بزرگی از این وظیفهمهم را پوشش می‌دهد. فاکتورهای دیگری نیز برای رسیدن به موفقیت در این امر وجود دارد که به آن اشاره خواهیم کرد. گفته می‌شود ۹۰ درصد افرادی که شغل خود را ترک می‌کنند به خاطر دلایل نامبرده در زیر است:

1. به وجود آمدن مشکلاتی پیرامون شغلی که بر عهده دارند
2. چالش‌هایی که بین افراد با مدیران‌شان بروز می‌کند
3. بروز عدم هماهنگی با فرهنگ سازمانی محل کار
4. محیط کار نامناسب

 با این وجود، ۹۰% مدیران تصور می‌کنند که کارمندان‌شان به خاطر عدم رضایت از حقوق و مزایای دریافتی شغل خود را ترک می‌کنند. به همین دلیل آن‌ها اغلب سعی می‌کنند با بالا بردن دستمزد و بیشتر کردن حقوق و مزایای دریافتی، کارمندان را تشویق به ماندن در مجموعه کنند. این در حالی است که احتمال دارد دلیل اصلی کارکنان برای عدم تمایل به ادامه همکاری، چیزی غیر از این مسئله باشد.

وقتی انرژی و زمان مورد نیاز برای یافتن و استخدام نیروی جدید را صرف کردیم، باید اطمینان حاصل کنیم که در درجه اول این نیروهای جدید برای انجام وظایف خود به درستی تربیت و تعلیم دیده‌اند و در درجه دوم مهارت‌ها و دانشی که برای انجام کار احتیاج دارند هر روز بهتر شده و به روز می‌‌ماند. اگر این فرایند به درستی دنبال شود، نتیجه آن بهبود عملکرد در تمام مجموعه است. تربیت نیرو و ارتقا مهارت‌های آن‌ها همچنین یکی از فاکتورهای موثر در بالا نگه داشتن انگیزه در نیروها است. اگر اعضای مجموعه احساس کنند دائما در حال رشد و یادگیری چیزهای جدید هستند، رضایت بیشتری از شغل خود خواهند یافت و به ادامه همکاری با مجموعه موافقت خواهند کرد. در این قسمت به برخی از برنامه‌ای آموزشی و تربیتی نیروها اشاره شده:

• آموزش مهارت‌های شغلی مورد نیاز، مانند استفاده از یک برنامه کامپیوتری بخصوص
• آموزش نحوه برقراری ارتباط صحیح با همکاران، اعضای مجموعه، مشتری و… در محل کار
• آموزش نحوه انجام فعالیت‌های گروهی
• آموزش سیاست‌های سازمانی و قوانین و مقررات دولتی مربوط به کار و سازمان مربوطه

افرادی که در دپارتمان منابع انسانی فعالیت دارند باید به طور دقیقی بر قوانین مربوط به محل کار، نیروی کار و سازمان مربوطه مسلط باشند. برخی از قوانینی که HRM اغلب با آن سر و کار پیدا خواهد کرد را در اینجا ببینید:

• قوانین مروبط به بهداشت، سلامت و ایمنی
• قوانین مربوط ه حداقل حقوق و مزایا
• قوانین مربوط به امنیت محل کار
• قوانین مربوط به حقوق کارگران

قوانین مربوط به منابع انسانی دائما در حال تغییر است، بنا بر این HRM موظف است همیشه دانش خود را در این زمینه به روز شده نگه دارد. سپس قوانین مربوط به سازمان را بر مبنای این تغییرات عوض کند.

امنیت در سازمان‌های یکی از اصلی‌ترین فاکتورهای موجود است. به همین دلیل برخی از قوانین به روز می‌شوند تا سطح استاندارد امنیت محل کار را بالاتر ببرند. برخی از مشاغل صاحب اصناف و اتحادیه‌های مخصوص به خود هستند که یکی از وظایف آن پیدا کردن اشکالات و رسیدگی به چنین اموری است. بنا بر این این وظیفه در نهایت بر عهده دپارتمان مدیریت نیروی انسانی است تا از تغییرات لازم در قوانین و محیط کار اطمینان حاصل کند. برخی از مشکلاتی که می‌تواند جان افراد را در محیط‌های کاری مختلف تهدید کند شامل موارد زیر می‌شود:

• خطرات مواد شیمیایی
• حرارت و تهویه مناسب
• استفاده از مناطق بی بو و ایحه
• حفاظت از اطلاعات خصوصی نیروها

امنیت در سازمان‌های یکی از اصلی‌ترین فاکتورهای موجود است. به همین دلیل برخی از قوانین به روز می‌شوند تا سطح استاندارد امنیت محل کار را بالاتر ببرند. برخی از مشاغل صاحب اصناف و اتحادیه‌های مخصوص به خود هستند که یکی از وظایف آن پیدا کردن اشکالات و رسیدگی به چنین اموری است. بنا بر این این وظیفه در نهایت بر عهده دپارتمان مدیریت نیروی انسانی است تا از تغییرات لازم در قوانین و محیط کار اطمینان حاصل کند. برخی از مشکلاتی که می‌تواند جان افراد را در محیط‌های کاری مختلف تهدید کند شامل موارد زیر می‌شود:

• خطرات مواد شیمیایی
• حرارت و تهویه مناسب
• استفاده از مناطق بی بو و ایحه
• حفاظت از اطلاعات خصوصی نیروها

داشتن مهارت بالا برای برقراری ارتباط با دیگران در کنار مهارت‌های مدیریتی عالی، عنصرهای کلیدی در موفقیت مدیریت منابع انسانی و همچنین مدیریت کلی یک مجموعه است.

در کنار مدیریت فاکتورهای درون سازمانی، منابع انسانی موظف است فاکتورهای بیرون از سازمان را که در عملکرد و آینده سازمان نقش دارند را پیدا کرده و زیرنظر داشته باشد. فاکتورهای خارجی همان عواملی هستند که سازمان هیچ نقشی در وجود یا عم وجود آن‌ها ندارد اما می‌تواند از آن‌ها تاثیر مثبت یا منفی بپذیرد. فاکتورهای بیرونی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

1. تغییر قوانین استخدام
2. تغییر هزینه‌های بهداشت و درمان
3. انتظارات کارمندان و نیروها
4. تنوع و ناهمگنی نیروهای کار
5. نیروی کاری که دارای تخصص و تحصیل سطح بالایی است
6. تکنولوژی‌های جدید مانند دیتابیس‌های منابع انسانی
7. رشد استفاده از شبکه‌های اجتماعی برای گسترش اطلاعات در بین کارمندان

برای مثال محبوب شدن انعطاف‌پذیری برنامه‌های کاری نیروهای کار که به افراد اجازه می‌دهد مطابق با میل خود ساعات کاری خود را تنظیم کنند یا اینکه در صورت تمایل دورکاری کنند یکی از فاکتورهای بیرونی است که بر منابع انسانی اثرگذار می‌باشد.

بنا بر این مدیریت مابع انسانی باید از این دست مسائل بیرون از سازمان آگاه باشد تا سیاست‌های جدید را به طرزی که نیازهای سازمانی و فردی را پشتیبانی کند، تعریف نموده و ارائه دهد. مورد دیگر تغییر قوانین مربوط به بهداشت، درمان و بیمه است که باید قوانین سازمانی را دائما با آن مطابقت داد. اگر در دپارتمان منابع انسانی به فاکتورهای بیرون سازمانی توجه نشود، در نهایت نیروهای فعال در مجموعه به خاطر عوامل ناشناخته دچار بی انگیزگی و نارضایتی می‌شوند. عدم آگاهی و عدم بررسی عوامل بیرونی حتی ممکن است منجر به زیر پا گذاشتن قوانین شود، هرچند که ناخواسته و بر اثر بی اطلاعی باشد.

یکی از راه‌های ارتقا سطح دانش و اطلاعات مربوط به عوامل بیرونی می‌تواند شرکت کردن در کنفرانس‌های وابسطه به صنعت مورد نظر و یا دنبال کردن مقالات منتشر شده در آن زمینه باشد.