برنامه ریزی به زبان ساده همان فکر کردن قبل از انجام هر عملی است که در همه ابعاد زندگی کاربرد دارد. کاربرد برنامه ریزی در مدیریت نیز موضوعی بسیار اساسی برای موفقیت هر سازمان و کسب و کار است. برنامه ریزی شامل تصمیم گیری از قبل در مورد اهداف، زمان مناسب برای انجام آن‌ها و روش درست انجام کارها است. تعیین شخصی مناسب برای انجام درست کارها نیز در مسیر برنامه ریزی درست اهمیت ویژه‌ای دارد. کاربرد برنامه ریزی در مدیریت باعث تعیین اهداف یک سازمان و توسعه مسیرهای عملی مختلف برای رسیدن به اهداف می‌شود.
برنامه ریزی در مدیریت چیست؟
یکی از نکات کلیدی مدیریت و رهبری تیم و هر سازمانی برنامه ریزی در مدیریت یک مجموعه است. شما به عنوان یک مدیر موفق باید همیشه آمادگی لازم را در سازمان خود داشته باشید، البته این آمادگی فقط برای پیروزی نیست. بلکه شما و اعضای سازمان باید حتی برای شکست نیز آمادگی کافی را داشته باشید. بنابراین کاربرد برنامه ریزی در این شرایط نقشی پررنگ دارد، زیرا برنامه ریزی تنها عاملی است که مسیر درست رسیدن به اهداف سازمان شما را مشخص می‌کند. یکی از موارد مهم در افزایش کاربرد برنامه ریزی در مدیریت متعهد بودن به برنامه ریزی است. بنابراین شما باید برای کسب و کار خود یک برنامه ریزی درست داشته باشید و به آن پایبند باشید. شما به عنوان یک مدیر باید متعهد بودن به برنامه ریزی را به کارکنان خود نیز آموزش دهید. مدیر یک مجموعه با روش‌های زیر برای یک سازمان برنامه ریزی می‌کند.
- برنامه ریزی برای همه کارمندان و چیدن چارت سازمانی
- تعیین وظایف پست‌های مختلف در سازمان
- برنامه ریزی برای بازاریابی سازمان
یک مدیر موفق باید بتواند پس از تعیین اهداف سازمان خود با استفاده از کاربرد برنامه ریزی در مدیریت اهداف خود را محقق کند.
۸ دلیل اهمیت برنامه ریزی در سازمان
اولین دلیل اهمیت و کاربرد برنامه ریزی در مدیریت رسیدن به نتیجه دلخواه شما در کسب و کار است. در واقع شما با برنامه ریزی می‌توانید آینده مد نظر خود را خلق کنید. در ادامه می‌توانید با سایر موارد کاربرد برنامه ریزی در مدیریت آشنا شوید.
- توانایی برخورد راحت با چالش‌ها و رفع آن‌ها
- یکپارچه سازی برنامه سازمان جهت تمرکز مشترک کارمندان برای رسیدن به اهداف
- امکان مدیریت زمان به بهترین شکل ممکن جهت افزایش ساعات کاری مفید و جلوگیری از اتلاف وقت
- انتخاب درست منابع برای سازمان
- افزایش انعطاف پذیری در سازمان از طریق برنامه ریزی منسجم در سازمان
- بهبود عملکرد آینده با تعیین اهداف و انتخاب بهترین مسیر اقدام به نفع سازمان
- تسهیل هماهنگی فعالیت کارمندان
- شناسایی درست فرصت ها و تهدیدهای آینده
مقایسه ۳ روش برنامه ریزی در مدیریت
حالا که با کاربرد برنامه ریزی در مدیریت آشنا شدید بد نیست به بررسی ۳ روش رایج برنامه ریزی در بخش‌های مختلف سازمان و مقایسه آن‌ها با هم بپردازیم.
برنامه ریزی برای استارتاپ
منظور از استارتاپ کلیه کسب و کارهای نوپا است، برنامه ریزی استارتاپی باید دارای ویژگی‌های زیر باشد.
- شرح فعالیت شرکت و دلیل راه اندازی آن
- معرفی اعضای تیم
- تعیین بازار هدف
- مقایسه محصولات و خدمات استارتاپ شما با سایر استارتاپ‌ها
- بیان ایده و استراتژی‌های لازم برای رسیدن به اهداف استارتاپ
برنامه ریزی درونی سازمان
پی بردن به کاربرد برنامه ریزی در مدیریت به ویژه در بخش‌های درونی سازمان بسیار ضروری است. شما برای یک برنامه ریزی درست درون سازمان باید اطلاعات کافی از بخش‌های مختلف سازمان کسب کنید. در این صورت می‌توانید به راحتی استراتژی‌های لازم برای رسیدن به اهداف را بچینید و مسیر موفقیت را به خوبی طی کنید. کاربرد برنامه ریزی در مدیریت به خصوص در بخش مالی سازمان اهمیت بسیار زیادی دارد.
۵ رکن اصلی برنامه ریزی استراتژیک
برنامه ریزی استراتژیک، کلیه اقدامات یک مدیر برای مشخص کردن اهداف سازمان و راه رسیدن به آن‌ها است. شما با استفاده از ۵ مورد زیر می‌توانید برنامه ریزی بسیار خوبی برای سازمان خود داشته باشید.
- در نظر گرفتن چشم انداز آینده سازمان
- تعیین مسئولیت‌های اعضا
- مشخص کردن عوامل موثر در موفقیت
- استراتژی رسیدن به اهداف
- برنامه‌های کاملا عملی و منطقی
در صورتی که شما بتوانید در کسب و کار خود از یک برنامه ریزی استراتژیک استفاده کنید، فعالیت همه کارکنان به صورت یکپارچه و برای رسیدن به هدفی مشخص خواهد بود.
بررسی ۶ سطح برنامه ریزی سازمانی
استفاده درست از سطوح مختلف برنامه ریزی سازمانی باعث افزایش کاربرد برنامه ریزی در مدیریت می‌شود. این سطوح شامل موارد زیر هستند.
- مشخص کردن نتیجه یا هدف دلخواه سازمان
- تعیین مسیرهای لازم برای رسیدن به اهداف سازمان
- برگزیدن بهترین مسیر رسیدن به هدف
- مشخص کردن وظایف اعضای سازمان و بازه زمانی لازم برای آن
- تقسیم بندی سطح‌های مختلف برنامه ریزی سازمانی
- اختصاص بودجه لازم برای اهداف سازمان بر اساس برنامه ریزی موجود
۵ روش برنامه ریزی مدیران موفق کسب و کار
شما برای رسیدن به بهترین نتیجه در کسب و کار خود باید روش برنامه ریزی درستی داشته باشید. برنامه ریزی شما باید به صورت کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت باشد که به صورت بازه‌های زمانی روزانه، هفتگی، ماهیانه، سه ماهه، شش ماهه و یک ساله است. البته برخی از سازمان‌ها دارای برنامه ریزی سه الی ۶ ساله نیز هستند. همه مدیران موفق با استفاده از ۵ روش زیر کاربرد برنامه ریزی در مدیریت را افزایش می‌دهند.
- تعیین موقعیت و شرایط فعلی سازمان
- استخدام افراد جدید و خبره در سازمان و به روز رسانی اطلاعات
- تدوین برنامه استراتژیک سازمان
- شروع فعالیت بر اساس برنامه ریزی
- نظارت دقیق فعالیت‌های سازمان
تعیین موقعیت و شرایط فعلی سازمان
جهت اجرای بهترین برنامه ریزی برای سازمان خود باید ابتدا به موقعیت فعلی سازمان پی ببرید. سپس بر اساس هدف مورد نظر خود برنامه ریزی کنید. بنابراین برای بهبود کاربرد برنامه ریزی در مدیریت باید هدف گذاری بسیار درستی داشته باشید. به همین منظور شما باید مسیر زیر را طی کنید.
- تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت و مسیر رسیدن به این اهداف
- طی کردن گام‌های لازم برای رسیدن به این اهداف
- تهیه منابع مورد نیاز سازمان
استخدام افراد جدید و خبره در سازمان و به روز رسانی اطلاعات
جمع آوری اطلاعات صحیح و همچنین استخدام افراد خبره و باتجربه برای رسیدن به اهداف سازمان از دیگر موارد کاربرد برنامه ریزی در مدیریت است. البته شما باید فقط به استخدام افرادی بپردازید که بتوانند اهداف شما را بر اساس اطلاعات جمع آورش شده محقق کنند. به همین علت مدیران باید در انتخاب کارکنان و همچنین اطلاعات لازم باید نهایت دقت را به کار ببرند. به منظور افزایش کاربرد برنامه ریزی در مدیریت باید اطلاعات شما دارای ویژگی‌های زیر باشند.
- مرتبط بودن با نیروهای کار
- ارتباط با موقعیت‌های شغلی مختلف در سازمان
- تعیین عوامل داخلی و خارجی موثر در روند رسیدن به هدف
- کسب اطلاعات بر اساس ارزش‌های سازمان
تدوین برنامه استراتژیک سازمان
شما باید توانایی تشخیص وضعیت فعلی سازمان خود و وضعیت آن در آینده را داشته باشید. در این صورت می‌توانید بهترین مسیر برای رسیدن به اهداف خود را تعیین کرده و بر اساس آن حرکت کنید. پس از کسب اطلاعات مورد نیاز خود باید نسبت به برنامه ریزی اقدام کنید. برنامه ریزی شما باید شامل موارد زیر باشد.
- اولویت بندی کارها
- یافتن ایده‌ها و اقدامات موثر در رشد سازمان
- مشخص کردن شاخص برای سنجش عملکرد سازمان در رسیدن به اهداف
نظارت دقیق فعالیت‌های سازمان
عامل بسیار مهمی در کاربرد برنامه ریزی در مدیریت، نظارت دقیق بر سازمان و فعالیت‌های کارکنان است. در واقع مدیری که نظارت کافی بر کارکنان و سازمان خود نداشته باشد نمی‌تواند به موفقیت کافی در کسب و کار خود برسد. بنابراین توصیه می‌شود اقدامات لازم برای برنامه ریزی در مدیریت از طریق نظارت بر سازمان خود را داشته باشید.
سخن پایانی
برنامه ریزی در همه سازمان ها، خانوارها، بخش ها، اقتصادها و غیره وجود دارد. ما نیاز به برنامه ریزی داریم زیرا آینده بسیار نامشخص است و هیچکس نمی‌تواند آینده را با دقت ۱۰۰% پیش بینی کند، زیرا شرایط در هر زمان ممکن است تغییر کند. از این رو برنامه ریزی لازمه اساسی هر سازمان برای بقا، رشد و موفقیت است.
کاربرد برنامه ریزی در مدیریت یک سازمان نه تنها بینش‌های آینده را به دست می‌آورد، بلکه به سازمان کمک می‌کند تا آینده خود را شکل دهد. برنامه ریزی موثر مستلزم سادگی برنامه است، یعنی برنامه باید به وضوح بیان شود و به راحتی قابل درک باشد زیرا اگر طرح بیش از حد پیچیده باشد باعث ایجاد هرج و مرج در بین اعضای سازمان می‌شود. علاوه بر این برنامه ریزی باید تمام الزامات سازمان را برآورده کند.
بدون دیدگاه