دور کاری یا فریلنسری یکی از روش‌های جذاب و پرطرفدار برای کار کردن است که افراد بنا به شرایط بخصوص خود به این روش از کار کردن رو می‌آوردند. از طرفی هم در ماه‌های اخیرا شاهد افزایش دورکاری در کسب و کارهای مختلف بودیم. در حقیقت پس از شیوع کرونا در سال جاری، بسیاری از کسب و کارها برای ادامه روند کاری خود در دوران قرنطینه سراسری به دورکاری روی آورده‌اند.
از جنبه‌های مختلف دورکاری هم برای کارفرما و هم برای کارمند مزیت‌ها و معایبی به همراه دارد. اما چالش اصلی پیشرفت کار بر طبق معمول است. یعنی کارفرما باید روند کاری و رفتار کارمند را به نحوی مدیریت کند که هیچ کاری عقب نیفتد. از طرفی استخدام فریلنسر و همکاری از راه دور این امکان را به کارفرما می‌دهد که هزینه‌ای برای تامین محل کار و زیرساخت‌های معمول تقبل نکند.
شرط اول و آخر برای موفقیت و رسیدن به اهداف ایده‌آل در دورکاری، مدیریت است. در این قسمت راه‌هایی را برای مدیریت بهتر نیروها در دورکاری معرفی می‌کنیم.
توصیه می‌کنیم مقاله “بهبود فرآیند استخدام” را از دست ندهید!
۱. تعیین وضعیت و وظایف مشخص از سوی کارفرما برای کارمند دورکار
شما به عنوان کارفرما باید به روشنی تمام انتظارات خود را برای کارمند خود مشخص کنید. باید با کارمند دورکار مانند کارمندی رفتار کنید که در محل کار حاضر است. لازم است بین تمام اعضای تیم پیوند برقرار باشد تا کارها یکدست و با هماهنگی پیش رود. برای اینکه اختلالی در روند کار تیمی رخ ندهد، باید شرایطی را ایجاد کنید که همه اعضا به آسانی با هم در تماس بوده و مهم‌تر از آن در دسترس شما باشند. از طرف دیگر سعی کنید انتظارات کارمندان دورکار را هم بشنوید و اقدامات لازم را برای بهبود شرایط تدبیر کنید.
۲. مشخص کردن راه‌ها و ابزارهای ارتباطی در هنگام دورکاری
به عنوان یک گروه شما باید بدانید که چه ابزارها و راه‌هایی را برای در ارتباط ماندن احتیاج دارید. در حال حاضر بسترهای متنوعی در دسترس شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف وجود دارند که هرکدام ویژگی‌های مخصوص به خود را دارند و خدمات متنوعی را ارائه می‌کنند. شما باید بنا بر احتیاجات تیم خود بسترهای مناسب را پیدا کرده و از دسترسی اعضا به آن بسترها اطمینان حاصل کنید. برای انجام ویدیو کنفرانس، جلسات کاری، ارسال محتوای دیجیتال، تنظیم برنامه کاری، مدیریت پروژه و بسیاری از اقدامات دیگر در دورکاری، پلتفرم‌های مناسب با قابلیت‌های کلیدی وجود دارند که می‌توان به سادگی از آن‌ها بهره برد و روند کار را به صورت منظم مدیریت کرد.
فیسبوک، زوم، اسکایپ، تسکولو، مایکروسافت تیمز تنها چند نمونه از این پلتفرم‌های کاربردی‌اند که درماه‌های اخیر با استقبال فوق‌العاده‌ای از سوی شرکت‌ها رو به رو شدند.
۳. مدیریت زمان کارمند دورکار
شما باید از زمان‌بندی کارمند خود اطلاع داشته باشید. باید بدانید که برای هر وظیفه کاری در حالت عادی چقدر زمان احتیاج است. سپس با بررسی بازدهی و عملکرد نیروی دورکار خود می‌توانید بفهمید که کارمند در هر روز چند ساعت کار مفید انجام می‌دهد. البته استفاده از بسترهای مدیریت پروژه مانند مایکروسافت تیمز و تسکولو نیز می‌تواند برای نظارت موثرتر به شما کمک کند.
گاهی کارمندانی که در محیط خانه مشغول به کار هستند، با اتفاقاتی که در خانه رخ می‌دهد تمرکز خود را از دست می‌دهند. برای مثال نیروی دورکار شما ممکن است فرزندی داشته باشد، یا در فضای راحت خانه که چشمی او را زیر نظر ندارد از انجام کار فرار کند و بهانه بتراشد. برای اینکه این اتفاق نیفتد لازم است که پیوسته با کارمند دورکار خود در ارتباط باشید و برای تحویل کار برای او زمان مشخصی را اعلام نمایید.
البته باید به حجم کاری که بر عهده کارمند خود می‌گذارید نیز توجه کنید. باید بدانید که تسک‌های محول شده به فرد، او را مجبور به اضافه کاری در خانه می‌کند یا خیر. در اعلام وظایف و تسک‌ها منصف و منطقی باشید تا کارها مطابق با برنامه و توان نیروهای کار پیش برود!
مطالب مرتبط: مقاله “راه های ایجاد تعادل بین کار و زندگی” را از دست ندهید!
۴. نظارت جدی بر روند کار در هنگام دورکاری
فراموش نکنید برای اتمام پروژه‌ها در زمان تعیین شده، باید از تکمیل مرحله به مرحله پروژه‌ها اطمینان حاصل کنید. از تک تک اعضای تیم که در پروژه حضور دارند از سرعت روند کار بپرسید. باید مطمئن شوید که اعضا در هماهنگی و همکاری کامل با یکدیگر هستند و هدفی جز به نتیجه رساندن پروژهای تیمی و پیشرفت کار ندارند. باید ذکر کنیم که یکی از بهترین راه‌ها برای انجام بی عیب و نقص و منظم این کار، باز هم استفاده از بسترهای مدیریت پروژه است.
۵. برگزاری جلسات هفتگی آنلاین در دورکاری
برگزاری این جلسات باعث می‌شود که روحیه تیمی حفظ شود. صحبت کردن رو در رو در هنگام دورکاری با استفاده از بسترهای ویدیو کنفرانس مانند زوم، اسکایپ و فیسبوک موجب می‌شود همه اعضا احساس کنند عضوی از یک جامعه مشترک هستند و باید برای انجام کارها تعهد داشته باشند. از طرف دیگر جلسات آنلاین می‌تواند فرصت خوبی برای حل اختلالات و اختلافات موجود در کار تیمی باشد. این جلسات حتی برای برگزاری طوفان فکری در مورد پروژه‌های پیش رو نیز می‌تواند بسیار مفید واقع شود!
دورکاری شاید تبدیل به راه حلی دائمی شود
اگر روند کار در زمان دورکاری با کم شدن بازده همراه شد، باید با کمک راه‌های مختلف سعی در بالا بردن بازده کنید. ممکن است شما آنقدر از روند کار ناراضی باشید که تصمیم بگیرید دیگر نیروی فریلنسر یا دورکار نداشته باشید. اما پیش از آنکه این تصمیم را بگیرید از راهکارهای پیشنهادی در این مقاله استفاده کنید. شاید تنها با اقداماتی کوچک در جهت ایجاد زیرساخت‌های مخصوص و مناسب دورکاری، شرکت شما با پرداخت هزینه‌های کم‌تر به بازدهی بیشتری برسد!
مطالب مرتبط: برای مطالعه مقاله “مدیریت منابع انسانی یا توسعه منابع انسانی؟” کلیک کنید!
بدون دیدگاه