اگر در کسب و کار خود نیاز به برگزاری جلسات داشته باشید احتمالا با این سوال رو به رو شده‌ای که چگونه باید جلسه مذاکره را مدیریت کنیم؟ و برای مدیریت جلسه در مذاکره به بهترین شکل باید به چه نکاتی توجه داشته باشیم؟ هر فرد برای دستیابی به نتیجه موفقیت‌آمیز در زمینه مذاکرات خود، باید به نکاتی توجه داشته باشد. یکی از این موارد نیز، نحوه مدیریت جلسه در مذاکره است.
روش مدیریت جلسه در مذاکره
مذاکره، معمولا بین دو تا چند نفر از افراد برای رسیدن به یک خواسته مشترک یا تفاهم در زمینه یک موضوع شکل می‌گیرد. هر فرد در طول مذاکره برای رسیدن به خواسته خود تلاش می‌کند و در نهایت شخصی که از مهارت بیشتری در زمینه مذاکره بهره‌مند باشد، می‌تواند مذاکره را به سود خود تمام کند. بنابراین بهتر است تا هنر مذاکره خود را هر چه بیشتر تقویت نمائید. یکی از مهارت‌های مهم در زمنیه مذاکره نیز، نحوه مدیریت جلسه در مذاکره است.
شما باید در طول مذاکره، نکاتی را در نظر داشته باشید تا بتوانید به بهترین شکل، آن جلسه را مدیریت کنید. اولین نکته نیز، هدف از برگزاری جلسه و دلیل عدم تفاهم طرفین است. در صورتی که شما به علت برگزاری جلسه مذاکره واقف باشید، می‌توانید بهتر جلسه را مدیریت نمائید.
دومین نکته مورد نظر، مواردی هستند که ممکن است در طول جلسه باعث ایجاد اختلاف نظر بین طرفین شود. با پیشبینی این موارد، می‌توانید از بالا گرفتن اختلاف بین طرفین جلوگیری کنید و همچنین برای رسیدن به تفاهم، در راستای مثبت تلاش کنید همچنین باید بتوانید اعتماد به نفس خود را حفظ کنید.
سومین نکته که باید به آن توجه شود، این است که تصمیم گیرندگان اصلی و غیرمستقیم چه کسانی هستند. علاوه بر این موضوع، باید دقت داشته باشید که هدف فرد مقابل از انجام مذاکره چیست؟ شما با مطلع بودن از هدف مورد نظر فرد در انجام مذاکره، می‌توانید جلسه مذاکره را با آگاهی بیشتری مدیریت نمائید.
سه مورد مهم دیگر که باید در طول مذاکره به آن توجه کنید، شامل موارد زیر هستند:
- محدوده اختیارات و چارچوب‌ها جهت امتیازدهی به فرد مقابل در مذاکره
- در صورتی که بحث مذاکره از اهداف شما دور شود، باید بتوانید با مطرح نمودن سوالات هوشمندانه، مذاکره را به نفع خود به اتمام برسانید.
- موارد مورد توجه کار برای فرد مقابل در مذاکره
شما با در نظر داشتن این موارد و برآورده نمودن آن‌ها می‌توانید منافع فرد مقابل را ارزیابی نموده و به صورتی هوشمندانه، رضایت طرف مقابل مذاکره را به خواسته‌های خود جلب نمائید. یک نکته بسیار مهم را باید در نظر داشته باشید، آن هم این است که همیشه در جلسات مذاکره، مواردی وجود دارند که منافع طرفین را به یکدیگر متصل می‌کنند و در این نقطه است که توافق صورت می‌گیرد.
عناصر مهم در جلسات مذاکره
سه عنصر مهم در جلسات مذاکره، زمان، قدرت و اطلاعات هستند. اطلاعات بیشتر در زمینه آنچه که قرار است درباره آن مذاکره انجام شود، به فرد قدرت بیشتری را اعطا می‌کند. همچنین هیچ گاه، وقتی که زمان کافی برای انجام مذاکره ندارید، خود را در تنگنا برای انجام آن قرار ندهید، زیرا فردی که از لحاظ زمانی محدودیت ندارد، توجه و دقت بیشتری در مذاکره به عمل می‌آورد و در نتیجه می‌تواند موفق‌تر باشد.
افزایش قدرت مذاکره کننده
با فراهم نمودن این دو مورد برای خود، نگذارید تا قدرت به دست طرف مقابل بیافتد. مذاکره صرفا به معنای صحبت کردن درباره مسئله مطرح شده نیست، بلکه شما باید گاها روزها و هفته‌ها را صرف انجام مذاکره کنید تا بتوانید به نتیجه برسید. در طول این زمان نیز، شما باید وقت خود را صرف جمع‌آوری اطلاعات درباره فرد مقابل، خواسته‌ها، اولویت‌ها و ارزش‌های او کنید و با بدست آوردن داده‌های ارزشمند، قدرت خود را نسبت به فرد یا افراد دیگر در مذاکره، افزایش دهید.
صبور بودن مذاکره کننده
توجه داشته باشید که ۸۰ درصد از نتایج مورد نظر شما، در ۲۰ دقیقه آخر زمان مذاکره به دست می‌آیند. بنابراین صبور بودن و تلاش تا آخرین لحظه برای رسیدن به نتیجه، باید جزو ویژگی‌های یک مذاکره کننده موفق باشند.
رعایت اعتدال در مذاکره
در هر نوع مذاکره‌ای، خواسته‌ها و ارزش‌های طرفین باید مورد توجه قرار داده شود و به آن‌ها توجه شود و هر زمان که در طول مذاکره، با اختلاف نظر بین افراد مواجه شدید، باید با انصاف و اعتدال با افراد حاضر برخورد کنید. یک مذاکره اصولی، به حقوق افراد توجه دارد و در زمینه ارزش‌ها و اولویت‌های آن‌ها سختگیر و در ارتباط با خود افراد، دارای نرمش و ملاطفت است.
نکات روابط بین فردی در زمینه مذاکره
شما برای اینکه بتوانید به شکل مفیدتر و بهتری، به مدیریت جلسه در مذاکره بپردازید، علاوه بر نکات بالا باید موارد دیگری را نیز در نظر داشته باشید و آن‌ها، نکاتی هستند که از در دسته روابط بین فردی و اجتماعی قرار می‌گیرند، مانند جلب اعتماد فرد مقابل، که تاثیر شدیدی در موفقیت فرد مذاکره کننده دارد.
جلب اعتماد فرد مقابل
شما باید بتوانید با رفتار صمیمانه و بر اساس صداقت خود، اعتماد فرد مقابل را در مذاکره بدست آورید به خصوص اگر مذاکره شما برای فروش صورت می‌گیرد. شما با بدست آوردن اعتماد و احترام فرد مقابل در مذاکره، کلید موفقیت را از آن خود خواهید کرد.
همچنین در نظر داشته باید که نباید به فرد مقابل، تنها به چشم یک خریدار نگاه کنید. اگر به عنوان یک انسان به او نگاه کنید که به دنبال یک محصول و خدمت مناسب است، جلب اعتماد او بهتر و راحت‌تر خواهد شد.
رعایت ادب و احترام
شما باید در هر صورتی، احترام و ادب را در طول مذاکره رعایت کنید، زیرا این موضوع رسیدن به موفقیت شما را چندین برابر خواهد کرد. همچنین در صورتی که شما پیش از انجام مذاکره خود، درباره رفتار و اخلاقیات فرد مقابل تحقیق کرده باشید، می‌توانید به صورت موثرتری با او ارتباط برقرار کنید.
در این مطلب، به بررسی نحوه مدیریت جلسه در مذاکره پرداختیم. شما برای موفقیت در انتهای مذاکره و برای اینکه بتوانید نتیجه را در راستای خواسته‌ها و ارزش‌های خود به دست آورید، باید بدانید که چگونه مذاکره را در طول جلسه مدیریت کنید. عوامل و عناصر مختلفی در این زمینه دخیل هستند که باید آن‌ها را رعایت کنید. در نظر داشتن منافع طرفین، مطلع بودن از هدف اصلی مذاکره و ارزش‌های طرف مقابل و همچنین برگزاری مذاکره در زمان مناسب و تحقیق درباره خصوصیات فرد مقابل، می‌توانند از موارد با اهمیت در مذاکره باشند. همچنین شما باید به نکات ارتباط بین فردی در طول مذاکره نیز توجه کنید و سعی در این داشته باشید که اعتماد فرد یا افراد حاضر در مذاکره را به خود جلب کنید.
بدون دیدگاه